«Лемана Про» нанимает по 18 тыс. сотрудников в год. Чтобы упростить отбор резюме и планирование собеседований компания внедрила чат-ботов. Это помогло закрывать вакансии на 60% быстрее. Ольга Дядина, директор HRTech компании «Лемана Про», рассказала нашему B2B-медиаресурсу «Точка продаж», как это решение помогло закрывать вакансии на 60% быстрее.
Проблематика
В структуру рекрутингового отдела входят три самостоятельных сектора: подразделение, занимающееся поиском офисных сотрудников, IT-департамент и единый центр подбора, специализирующийся на найме работников для розничной сети магазинов.
Самым многочисленным является отдел единого центра подбора, штат которого насчитывает свыше 100 сотрудников. Они отвечают за закрытие примерно 18 000 вакансий ежегодно, охватывая десять российских регионов.
Учитывая такие объемы рекрутинга, компании необходимо было наладить эффективное управление и распределение трудовых ресурсов.
Кроме того, на многие позиции осуществляется сезонный подбор, что требует гибкости и быстрого масштабирования процессов без потери качества работы. В пик сезона рекрутеры часто сталкивались с рутинными задачами и массовым обзвоном что отвлекало их от полноценного поиска кандидатов.
Классическое решение в виде расширения штата не подходило, поскольку вне сезона сотрудники оставались бы незадействованными. Поэтому повышение эффективности работы HR-отдела стало одной из приоритетных задач проекта.
Решение проблемы
Компания решила рассмотреть варианты автоматизации рабочих процессов. Для реализации этой цели было принято решение внедрить чат-бот. Из нескольких предложенных решений предпочтение было отдано продукту, основанному на российской облачной инфраструктуре, что обеспечивало легкость и удобство использования, а также возможность настройки под свои потребности.
Важными критериями выбора стали скорость отклика чат-бота и возможность интеграции с существующей системой управления кандидатами (ATS).
Это решение позволило закрыть сразу две задачи по оптимизации работы HR-отдела:
- во-первых, автоматизировать рекрутинговые процессы,
- во-вторых, организовать эффективное проведение выходных интервью.
Автоматизация рекрутинга
Чат-боты используются в компании для общения с кандидатами на различные должности: от складского персонала и работников торгового зала до сотрудников офиса.
В платформу уже были встроены готовые шаблоны взаимодействия, которые компания адаптировала под свои нужды, чтобы персонализировать коммуникацию с соискателями.
Ключевыми функциями чат-ботов стали работа с откликами, запись на собеседование, анализ резюме, управление базой данных соискателей, автоматизация колл-центра, ответы на наиболее частые вопросы и оценка лояльности.
1. Отклики
Чат-боты подключены к джоб-сайтам, а также карьерному сайту ритейлера. Первоначально все заявки соискателей поступают в систему управления подбором персонала. Затем бот анализирует полученные данные и инициирует взаимодействие с потенциальным сотрудником.
Пример:
Привет! На связи «Лемана Про». Предлагаем вам рассмотреть вакансию сотрудника склада.
Выберите «Да», если интересно узнать подробности.
После завершения диалога чат-бот отправляет обновленную информацию обратно в систему управления кандидатами.
2. Запись на собеседование
При закрытии массовых вакансий для кандидатов предусмотрена возможность самостоятельной записи на собеседование. Бот присылает ему адрес и информацию и предлагает в ответном сообщении выбрать удобный день и время. За несколько часов до собеседования чат-бот напоминает о встрече.
3. Анализ резюме
Также чат-боты облегчают задачу отбора резюме на платформах для поиска работы. Рекрутер сам выбирает интересующие резюме и назначает им статус в системе отслеживания кандидатов. Затем чат-бот инициирует общение с ними и актуализирует информацию, передавая ее обратно в систему.
4. Работа с базой данных соискателей
Специалисты по управлению персоналом применяют чат-боты и для восстановления связей с прошлыми контактами из архивов кандидатов. Такая работа полезна как при подборе сотрудников на массовые, так и на узкоспециализированные позиции. Некоторые кандидаты не соответствовали определенной вакансии, другие отказались, не попали на интервью или пропустили звонок. Как и в случае с работными сайтами, HR-специалисты отбирают резюме и назначают им статус в ATS, а чат-бот анализирует информацию и отправляет сообщение кандидату. Почти 20% кандидатов из «архива» готовы на повторное собеседование.
Пример:
Привет!
Ранее вы были приглашены к нам на собеседование, но, к сожалению, встреча не состоялась. Готовы ли вы перезаписаться на собеседование?
5. Автоматизация колл-центра
Позвонив в колл-центр, кандидаты могут получить информацию об открытых вакансиях. Ранее операторы отвечали на эти звонки и переводили их на специалистовв по подбору персонала. Однако практика показала, что около 70% соискателей не смогли связаться с рекрутерами, что приводило к потере контакта.
Для решения этой проблемы был внедрен голосовой бот, который преобразует разговоры в текстовые сообщения и сохраняет их в системе ATS. Теперь рекрутеры имеют доступ ко всей истории общения и контактной информации. Это позволило достичь 100% эффективности взаимодействия с соискателями: каждый, кто обратился в отдел рекрутинга, зарегистрирован в системе, и рекрутеры могут просмотреть всю переписку с ним.
6. Ответы на вопросы
На карьерном сайте уже существует раздел FAQ, однако многие кандидаты задавали одни и те же вопросы многократно, что увеличивало нагрузку на отдел. В связи с этим компания решила внедрить автоматизацию в эту сферу, используя чат-ботов, которые функционируют как справочный виджет на сайте. Они предоставляют информацию по вопросам кандидатов, а при возникновении нестандартных запросов направляют их к HR-специалистам.
Например, при запросе о работе водителем чат-бот сообщает, что таких вакансий в компании нет, однако предлагает возможность сотрудничества в рамках договора оказания услуг. Детали сотрудничества доступны по ссылке.
7. Оценка лояльности
Чат-боты помогают оценивать качество проведенного интервью и эффективность рекрутеров, используя метрику NPS (Net Promoter Score). Этот индикатор отражает лояльность к бренду, компании или продукту.
При записи на собеседование бот уведомляет кандидата о том, что по завершении встречи ему будет предложено поделиться своим мнением о компании и процессе интервью. Эта информация автоматически сохраняется в системе управления кандидатами.
В случае, если обратная связь не соответствует заданным стандартам, рекрутеры имитируют опыт соискателя, выявляют проблемные места и оптимизируют процесс найма. Это способствует не только улучшению опыта кандидата и повышению качества системы рекрутинга, но и укреплению репутации работодателя.
Проведение экзит-интервью
До внедрения автоматизированных систем в HR-отделе специалисты тратили много времени на личное проведение выходных интервью, что значительно отнимало их ресурсы. При этом собранные данные часто оказывались неинформативными из-за нежелания увольняющихся сотрудников отвечать на некоторые вопросы, например, о причинах увольнения. Некоторые давали формальные ответы, а кто-то предпочитал не отвечать вовсе.
Чат-боты помогли решить эту проблему. Теперь, после подачи заявления об уходе, сотрудник получает автоматическое письмо с приглашением пройти онлайн-опрос. В опросе предлагается выбрать подходящую причину увольнения из предложенного списка или сформулировать свой вариант ответа.
Такой обезличенный формат позволяет увольняющемуся человеку отвечать более искренне и подробно. Кроме того, чат-бот оценивает возможность возвращения сотрудника в будущем. Этот подход позволяет в перспективе предлагать подходящие вакансии и удерживать ценные кадры.
Результаты проекта
В течение 2024 года более 138 тысяч соискателей и сотрудников компании взаимодействовали с чат-ботом, что позволило избежать расширения отдела кадров и сопутствующих финансовых расходов. Ручная обработка такого объема информации, с которым обычно сталкиваются рекрутеры, была бы невозможна. В результате автоматизации процессов время отклика на вакансию сократилось с 1-2 суток до 30 секунд, а скорость подбора персонала увеличилась на 60%.
Чат-бот оперативно отвечает на заявки соискателей, разгружая рекрутеров. Значительная часть этапов найма была передана чат-ботам, которые самостоятельно взаимодействуют с кандидатами без необходимости участия рекрутеров. Почти каждая десятая вакансия в 2024 году была закрыта с помощью чат-ботов без привлечения специалистов по подбору персонала.
Автоматизация процессов найма освободила сотрудников HR-отдела от монотонной рутинной работы, предоставив возможность сосредоточиться на стратегически важные задачи. При этом компания продолжает уделять значительное внимание личному общению, так как оно позволяет лучше понять потребности кандидатов и создать персонализированный опыт, что, в свою очередь, повышает удовлетворенность всех участников процесса.
