«Лента» завершила пилот по внедрению системы автоматического планирования смен в супермаркетах Новосибирска. Система позволяет полностью автоматизировать планирование и максимально эффективно распределять рабочие смены между сотрудниками. В специальной программе директор магазина сможет планировать рабочее время, исходя из дневной, почасовой нагрузки, и сформировать различные варианты графиков.
В 2022 году Центр инноваций «Ленты» запустил пилотный проект в четырёх магазинах малого формата Новосибирска, чтобы выяснить, можно ли полностью автоматизировать планирование и максимально эффективно распределять смены между сотрудниками. В каждом магазине часть сотрудников работает по сменам. Чтобы распределить между ними нагрузку, директор раз в месяц составляет график. Как правило, это обычная табличка с фамилиями, датами и временем. В течение месяца по разным причинам график может неоднократно меняться.
Программа и мобильное приложение работают на базе системы Work Force Management. Она сама планирует время работы исходя из дневной и почасовой нагрузки и формирует различные варианты графиков. Директор может корректировать смены, если считает, что есть неточности, или нужно вывести дополнительный персонал. Например, во время пиковых периодов распродаж.
«Нам удалось не просто научиться эффективно выстраивать графики и экономить время. Мы замерили операции в магазинах и устранили неэффективные процессы. Автоматизированная система позволит нам повысить производительность труда и стать более привлекательной компанией для сотрудников, которые предпочитают частичную занятость», ― прокомментировала директор по персоналу «Ленты» Татьяна Юркевич.
Во время пилота была решена одна из основных сложностей – многие сотрудники по самым разным причинам были не готовы выходить работать, когда предлагает система: кому-то нужно забирать ребёнка из детского сада, кто-то не успевает на метро или автобус. Благодаря функционалу по настройке индивидуальных пожеланий и ограничений в систему была внесена информация по каждому сотруднику. И графики рабочего времени были перестроены с учётом пожеланий. Теперь вся информация хранится в системе, и директору больше не надо её запоминать и обрабатывать.
По эффекту это сравнимо с тем, что раньше такси вызывали с домашнего телефона или вообще подняв руку на дороге, а сейчас вызов, оплата и так далее происходят в приложении на телефоне. Так и здесь ― одним нажатием клавиши можно сообщить руководителю, что ты заболел. Он в телефоне сформирует вакансию, и любой подходящий сотрудник может выйти на смену.
По результатам пилота производительность магазинов (продажи в штуках, поделенные на эквивалент полной занятости (FTE)), где тестировали систему, выросла на 10 процентов. Этого удалось достичь за счет более точного покрытия потребности и уменьшения простоя. При этом качество киентского сервиса осталось на прежнем уровне. Кроме того, благодаря автоматическому планированию смен компания снизила долю затрат в товарообороте на 0,5 процентных пункта.
