Меркурий: опыт внедрения

Переход на работу с ФГИС «Меркурий» в ритейле и общепите, наверное, одно из самых значимых отраслевых событий текущего года. Как осуществляется внедрение систем прослеживаемости от производства до реализации, какие сложности это создаст для игроков рынка, и какие даст преимущества? Кейсы компаний «Дикси», «Метро», «Азбука Вкуса» и «Росинтер», уже начавших работать с ФГИС «Меркурий» и успешно решающих возникающие по ходу работы проблемы, надеемся, помогут ответить на эти вопросы.

«Дикси»

Изменения в связи с запуском «Меркурия» в ГК «Дикси» происходили сразу по нескольким направлениям. Самые обсуждаемые изменения во взаимоотношениях ритейлера и поставщиков – это маркировка. Обязательные теги и порядок их расположения в штрихкоде теперь таковы: 01GTIN; 310*Net Weight (для товара с переменным весом); 11 ProducttionDate; 10Batch/Lot number. Наличие тегов 17,37,21 не требуется «Дикси», но при этом не мешает считываемости штрихкода.

Не менее сложный вопрос – требования к комплектации логистичеких единиц для распределительных центров. Если раньше «Дикси» просили отгружать монопалеты (один товар на одной палете), то сейчас требования к монопалетам расширяются за счет необходимости комплектовать товар с одной датой производства и одним номером производственной партии. В случае, если поставщик везет товар менее, чем на одну палету, нужно использовать дополнительные основы, сэндвич панели, но выполнять это правило. «Микспалеты» (несколько SKU, дат производства, производственных партий) в рамках одного из обязательных атрибутов «Меркурия» больше не будут приниматься.

Изменяется ряд внутренних процессов, появляются новые контуры интеграции, дополнительные сотрудники – аттестованные специалисты, но все это оказалось выгоднее, по сравнению с теми затратами, которые несла компания при оформлении бумажных ветеринарных сертификатов.

В «Дикси» настаивают, чтобы поставщики выписывали электронные ветеринарные сертификаты в версии 2.0, что позволяет их обрабатывать в автоматическом режиме. Сертификаты, выписанные в версии 1.4, не имеют всех тех атрибутов, которые требуются торговой сети, чтобы обработать документ

По словам Георгия Ремонтова, руководителя проекта EDOC/Меркурий, ГК «Дикси», выгоды для торговой сети при работе с «Меркурием» весьма ощутимы. Компания работает в текущем правовом поле, существенно снижает затраты на государственную ветеринарную экспертизу (закупка бланков, услуги по выписке ВСД), сокращает издержки на хранение документов, предоставляет оперативные ответы на запросы проверяющих органов.

Проект перехода на работу с «Меркурием» в ГК «Дикси» прошел несколько этапов. Меркурий 1.0 был запущен в марте 2017 г. Работа на 100% велась в нем через web-интерфейс, ИМ (интеграционный модуль) не использовался. Главное, что было реализовано:

• гашение в web-интерфейсе входящих транспортных ветеринарных сопроводительных документов (ВСД);
• создание в web-интерфейсе исходящих транспортных ВСД по группам товаров на магазины;
• создание площадок при помощи управлений ветеринарии.

До сих пор через web-интерфейс работают практически на всех распределительных центрах «Дикси». В компании стараются покрывать значительное количество внутренних перемещений именно через web, пока это оказывается самым эффективным способом работы, благодаря которому компания экономит значительные средства.

Меркурий 2.0 запущен в апреле 2018 г. Отличительная его черта – работа через интеграционный модуль (ИМ), а также через web-интерфейс. Главное, что было реализовано:

• гашение входящих транспортных ВСД от внешних поставщиков через ИМ;
• создание исходящих транспортных ВСД в разрезе SKU на все магазины через ИМ;
• гашение через ИМ входящих транспортных ВСД от внутренних поставщиков в автоматическом режиме;
• актуализация данных площадок через ИМ;
• создание функционала печати ВСД в магазине из GOLD Central;
• возвраты и утилизация в web-интерфейсе;
• реализован псевдо партионный учет в разрезе SKU/PD/BatchNo по FIFO.

Маркировка коробов на данной стадии реализации проекта не требуется, но в компании рассматривают возможность поменять это правило.

В июне 2018 г. «Дикси» планирует перейти на «Меркурий» версии 3.0. Работа здесь также будет идти и через ИМ, и через web-интерфейс. В рамках проекта планируется реализовать:

• гашение входящих транспортных ВСД от внешних поставщиков на основании данных приемки через ИМ;
• создание исходящих транспортных ВСД в разрезе SKU/PD/BatchNo на все магазины через ИМ;
• актуализацию данных площадок через ИМ;
• возвраты и утилизацию в web-интерфейсе;
• партионный учет в разрезе SKU/PD/BatchNo;
• маркировка коробов станет обязательной;
• актуальные остатки будут отражены в ГИС «Меркурий».

В компании рассчитывают, что запуск в начале будет осуществляться в разрезе отдельных поставщиков и отдельных категорий. В первую очередь в категории «корма для животных» в виду большей готовности поставщиков к работе по новым правилам. Безусловно, в процессе перехода на работу с «Меркурием» возникали определенные проблемы. По словам Георгия Ремонтова, к числу внутренних сложностей относилась необходимость обновления парка терминалов сбора данных в объектах «Дикси». К внешним сложностям можно отнести бойкотирование системы частью поставщиков; проблема стабильности версии 2.0 и отставание тестовой среды от продуктивной; проблема отсутствия адекватных ответов Ветис.API 2.0 на пакетную обработку ВСД; отсутствие возможности работать со спайкой товаров (акция на несколько товаров, произведенных на разных площадках); различные требования к маркировке и ЭВСД от участников оборота.

«Метро Кэш энд Керри»

Особенность торгового формата «Метро» проявляется в том, что помимо необходимости отразить в «Меркурии» информацию о том, что компания получила продукцию от своих поставщиков, необходимо также передать информацию в систему, когда происходит отгрузка товара профессиональным клиентам, которым требуется оформление ветеринарных сопроводительных документов (а это около 20 % от общего числа клиентов). Таким образом недостаточно взять и погасить пришедшую продукцию. Необходимо, чтобы данные были точные, четкие, без ошибок, иначе компания не сможет транслировать эту информацию дальше.

Тестирование ГИС «Меркурий» версия 2.0 началось в компании в начале текущего года. В процессе реализации пилотного проекта, по словам Ильи Уйманова, главного специалиста отдела по обеспечению качества «Метро Кэш энд Керри», были достигнуты следующие положительные результаты:

• во время тестирования не выявлено ни одного случая некорректной работы ветеринарных подсистем «ВетИс» («Меркурий», «Паспорт», «Цербер»);
• хорошая работа службы технической поддержки «ВетИс» (скорость обратной связи, компетентность, предоставление прав на работу в подсистемах, решение технических вопросов);
• наделение соответствующими правами в ветеринарных подсистемах («Паспорт», «Цербер») позволило зарегистрировать и наделить правами сотрудников, отредактировать список объектов и получить исчерпывающий список GUID;
• готовность поставщика пилотного проекта к сотрудничеству, наполнению оформляемых ВСД необходимой информацией.

В то же время тестирование выявило некоторые технические сложности взаимодействия с контрагентами. Так, на момент тестирования меньше 1% поставщиков работало в продуктивной среде 2.0 и было готово к тестированию. На момент тестирования большое количество поставщиков оформляли ВСД при помощи сотрудников гос. вет. службы через web-интерфейс. Через web-интерфейс оформление ВСД производится на уровне ветеринарной подгруппы, товары, поступающие по импорту через «Аргус», оформлены на уровне ветеринарной подгруппы с диапазоном дат. На момент тестирования большое количество поставщиков комплектовали заказ одного артикула разными датами производства в пределах одного короба, при этом не было физического разделения партий. Были выявлены и ошибки сборки заказа – несовпадение даты производства продукции по факту с оформленным ВСД.

Все это приводило к тому, что отсутствовали возможности оптимизации приемки с автоматической привязкой ВСД к артикулам заказа, возникала необходимость сопоставления данных вручную; не было технической возможности приемки товара через учетную систему; были случаи некорректного погашения ВСД вследствие указания неверного количества принятого товара, а временные потери на проверку дат / партий увеличивали время приемки в 2‑3 раза.

Были сложности с выполнением требований по составу обязательной (дата производства, номер партии, срок годности, номер транспортного средства, номер ТСД) и дополнительной (номера артикулов заказа и номер заказа «Метро», номера транспортного средства для всех этапов маршрута, информация о маркировке продукции, SSCC).

В целом на момент тестирования меньше 1% поставщиков сообщали в ВСД номера артикулов и номер заказа, сопровождали поставки логистической маркировкой коробов.

В итоге компания сформировала минимальные требования для поставщиков, которые будут действовать до 1 октября, а затем планирует работать с поставщиками в полном объеме требований, рассчитывая, что к этому времени подавляющее большинство поставщиков перейдут на версию 2.0.

«Азбука вкуса»

Интеграция «Меркурия» в компании начала происходить на шлюзе версии 1.4. В компании внедрена учетная система собственной разработки. Взаимодействие с ГИС «Меркурий» реализовано следующим образом: когда происходит какое-либо событие (например, создание производственного или транспортного сертификата на отгрузку), по нему формируется xml-файл, который отправляется запросом в «Меркурий», полученный ответ регистрируется в собственной системе компании. В мае этого года был запланирован переход на версию 2.0.

На первоначальном этапе интеграции, по словам Владислава Соловьева, руководителя учета сертификатов компании «Азбука вкуса», были выполнены следующие работы:

– гашение входящих сертификатов (приемку во всех магазинах можно производить непосредственно через учетную систему). В апреле этого года компания тестировала гашение входящих сертификатов через WMS-систему, на складах. Тестировалось также гашение входящих сертификатов 3PL-операторов, с которыми взаимодействие осуществляется через интеграционные механизмы обмена данными между системой ритейлера и системой 3PL-оператора.

В компании решена задача создания производственных и транспортных сертификатов. Создание производственных сертификатов происходит на собственном производстве компании – на фабрике-кухне. С транспортными сертификатами картина аналогична – на фабрике-кухне производится своя собственная продукция, и она же отгружается по собственным торговым точкам. Если обнаруживается продукция, которая не заведена в «Меркурий», то задействуется функция инвентаризации. При указании поставщика и даты изготовления, окончания срока годности по какой-либо продукции, создается транзакция инвентаризации, и товар появляется в журнале входной продукции.

В апреле этого года компания озвучила следующие планы работ:

• создать интерфейс ветеринарного врача в своей учетной системе;
• организовать учет бумажного носителя через собственную учетную систему (имеется в виду учет с бумажного носителя ветеринарных свидетельств, которые не оформлены в «Меркурии»). В результате занесения данных с бумажного носителя в журнале входной продукции появится соответствующая информация, и таким образом удастся привязать строку журнала входной продукции к тому товару, который поступил по данному заказу;
• самая сложная из поставленных задач связана с мультимодальными перевозками, выпиской и гашением. Так как в компании всегда больше, чем одно логистическое плечо, то возникает ситуация, когда при ответе на запрос от «Меркурия» приходят отсортированные по наименованию данные по пунктам перегруза, по пунктам получателей и т. д. Это не удобно, т.к. не понятно, какое плечо было первое, а какое второе. Вторая проблема связана с указанием номеров транспортных средств по всем логистическим плечам. Это предполагает определенную работу с транспортной компанией, т.к. транспортные средства впоследствии могут меняться, а в сертификате они уже отражены.

Основные проблемы при переходе на новые правила: недостаток поставщиков, готовых тестироваться в боевом контуре «Меркурия»; ошибки выписки ВСД со стороны поставщиков (поставщики, возможно, и готовы выписывать ВСД и тестироваться, но вет. врачи на местах выписывают сертификаты с ошибками, при этом рычагов воздействия на ветеринарных врачей практически нет).

«Росинтер»

Особенности общепита, которые задают специфику работы с системой таковы: ограниченные складские площади, при том, что заведения постоянно получают свежие продукты для питания гостей; небольшой объем заказов (скоропорт со сроком хранения до 72 часов заведения получают каждый день либо через день; охлажденная продукция со сроком годности 20‑30 дней приходит каждые 2‑3 дня; запас замороженной продукции рассчитывается с запасом на 3‑5 дней). Все это приводит к большому объему входящей сопроводительной документации. Из-за значительного потока входящей продукции инвентаризация проводится каждую неделю. А в ресторанах, где поточность особенно высокая, проводят инвентаризацию каждые 2‑3 дня.

В компании комплексно подошли к проекту интеграции с «Меркурием». В рабочую группу вошли операционные управления, департамент информационных технологий, управление бизнеса на транспорте, правовое управление и управление по персоналу, управление внутреннего контроля и аудита. Были определены сроки и последовательность действий. В итоге внедрение было осуществлено за три месяца. В первых числах сентября в компании начали собирать данные, а к 1 декабря констатировали, что полностью готовы к работе через веб-интерфейс.

При внедрении были отмечены и некоторые сложности. Пока в компании собирали данные для Приложения 1, куда заносили все адреса работающих объектов, открывались новые рестораны. Поэтому приходилось добавлять и отправлять новые приложения в Россельхознадзор. Тоже самое происходило и с Приложением 2, куда включили данные всех сотрудников компании, которые должны были работать в системе «Меркурий». Однако за время внедрения одни сотрудники увольнялись, другие появлялись.

Проблемой стали и сбои в учетных записях. Но здесь очень сильно помогла служба технической поддержки. Природа этих сбоев так и осталась неизвестной. Например, некий Иванов Иван Иванович почему-то уже существовал в системе, хотя данные на него не подавали. Была проблема регистрации объектов с ошибками в номерах дома и т. п. Но везде такие ошибки устраняли оперативно по телефону. Трудности вызвала также программа обучения сотрудников. Первоначально заведующих складами, директоров ресторанов, шеф поваров объединили в одну группу. Но скоро выяснилось, что у всех разный уровень пользования компьютерными программами. Поэтому решили подходить к этому вопросу дифференцированно. На первом этапе обучения все просматривали получасовой видеоролик, опубликованный на государственном сайте. Далее в компании сфокусировались на двух операциях, необходимых для общепита: погасить-принять и инвентаризировать. Из множества операций, доступных в функционале ГИС «Меркурий» эти две операции нужно знать наизусть и делать правильно.

По словам Ольги Заваловской, старшего менеджера по качеству компании «Росинтер», в ходе обучения было замечено, что сотрудники начинают ассоциировать «Меркурий» с некой складской системой. Это помогало обучению и позволяло показать преимущества ГИС «Меркурий». Если в складской системе товары суммировались, то в «Меркурии» каждый приход, каждая дата изготовления, каждая запись была отдельная. В «Меркурии» реализован принцип FiFo, и это помогло решить проблему прослеживаемости. Всех сотрудников компании, работающих с системой, обеспечили подробными памятками.

В ходе работы был выявлен и ряд преимуществ, которые дает работа в ГИС «Меркурий». В первую очередь это электронное хранение электронных ветеринарных сопроводительных документов. Как известно, Приказ Минсельхоза России от 27 декабря 2016 года N 589 в п.11, говорит о том, что в случае оформления ВСД в электронной форме ВСД сохраняются в ФГИС в течение 3 лет, но не менее чем до истечения срока годности подконтрольного товара. Таким образом, перевод документов в электронный вид решил проблему их хранения. Второе преимущество – это дистанционный контроль через систему учетных записей. Если раньше группа выезжала с аудитом в рестораны, то теперь можно подготовиться, посмотреть, что они сделали, задать им вопросы и направить в нужное русло. При этом не надо передавать в офис оригиналы документов, все в электронном виде.

«Прослеживаемость» это готовое решение, которое дает государство. Ольга Загаловская, описывает, как оно работает: «Например, гость заказал салат «Цезарь», официант вбил заказ в систему, списался рецепт по принципу FiFo из ГИС «Меркурий». Сначала первая запись (яйца, куриная грудка) и только потом последующие. В случае, если появится претензия или жалоба, или на предприятие придет представитель проверяющих органов, то мы всегда можем идентифицировать по дате чека, какие записи подшились в эти блюда. Теперь проблема прослеживаемости решена, и при этом никаких рукописных журналов, все реализовано электронно».

Преимуществом является также возможность отредактировать данные ВЭВСД собственными силами, что дает защиту от отказа приемки. Если раньше, имея хоть одну ошибку, можно было отклонить заказ либо принять его на свой страх и риск, чтобы не оставить ресторан без товара, то теперь можно самим вручную отредактировать данные и спокойно принимать продукцию.

На этапе тестирования был выявлен и ряд проблем. Так, невозможно эффективно контролировать и корректировать работу, когда разрешены только три позиции администратора системы. Если нужно больше, то каждый раз придется писать заявление с обоснованием. Также достаточно сложная процедура возникает при скрытых дефектах. Если на приемке спокойно можно проверить явные дефекты, отклонить что-то и принять только качественный товар, то, когда приняли товар и после вскрытия упаковки обнаружили какие-либо недочеты, то осуществить процедуру возврата уже нет возможности. Вернее, она есть, но слишком дорога в обслуживании. Ведь для нее необходим ветеринарный врач в каждом ресторане. Очевидно, что содержать еще и ветеринарного врача, чтобы он при обнаружении скрытого дефекта произвел процедуру возврата, дорого и не оправдано. Кроме того, отправить обратно продукцию можно только зарегистрированным в системе «Меркурий» санитарным транспортным средством. Соответственно, решать проблему приходится в ручном режиме: компания предъявляет претензию поставщику, он соглашается либо приезжает посмотреть на товар, компания его у себя утилизирует, отмечает в системе, как убыток из-за брака или дефектов качества, а поставщик по нулевой накладной с новой ветеринарной документацией присылает товар под реализацию. Это убыточный и неудобный вариант.

Также невозможно исправить CIF для импортной продукции (связь с «Аргус»). В принципе, для отечественной продукции тоже невозможно поменять площадку, но по крайней мере здесь низка вероятность, что ветеринары перепутают названия. Но когда мы говорим, например, о Бразилии, когда идет выписка в больших количествах, а CIF отличаются одной цифрой, то ветеринары часто ошибаются. Если ошиблись даже одним знаком, то к вам пришел, по сути, не тот товар, и вы должны его отклонить. Это в системе пока не изменить.

Сложностей добавляет большой объем работ при регистрации и дублирование операций в системах. Ведь надо подать заявку в РСХН со всеми объектами и сотрудниками, зарегистрировать каждый объект в системе «Цербер. ХС», зарегистрировать сотрудников в системе «Ветис.Паспорт» и т. д. В итоге получилось 5 регистрационных номеров для каждой площадки (именно у площадки, а не у хозяйствующего субъекта).

В целом же, по словам Ольги Заваловской, для успешной реализации проекта рекомендуется прислушаться к следующим рекомендациям: поддерживать коммуникацию с территориальными управлениями Россельхознадзора; определить и сфокусироваться только на тех операциях, которые относятся к вашему виду деятельности; составить программу обучения в соответствии с квалификацией и должностными обязанностями персонала; разработать адаптированные пособия, памятки и вспомогательные материалы.

Материал опубликован в рамках информационной поддержки делового завтрака «ФГИС «Меркурий»: как внедрить систему и эффективно работать в ней», организованного группой «Просперити Медиа» и порталом CFO-Russia.

 Что требуется, чтобы начать работать в ГИС «Меркурий» с «Дикси»?

1. Получить учетную запись в ГИС «Меркурий».
2. Зарегистрировать все объекты, из которых будет происходить отгрузка продукции в торговую сеть.
3. Зарегистрировать всю продукцию в ГИС «Меркурий» (если вы производитель) и передать данные о товаре в формате торговой сети в департамент закупок «Дикси».
4. Выбрать способ интеграции с ГИС «Меркурий».
5. Провести тесты ЭВСД с «Дикси» на выделенной площадке.
6. Провести тесты считываемости штрихкодов логистических этикеток на оборудовании «Дикси».
7. Отгружать продукцию в торговую сеть с новой маркировкой и сопровождать ее ЭВСД.

Проект внедрения ФГИС «Меркурий» в компании «Росинтер» 

Статья опубликована в 115 номере журнала "Точка продаж" за май 2018 года