При подключении к системе ЕГАИС ритейлерам предлагают различные варианты комплексных решений, и чтобы избежать необходимости много раз доплачивать за подключение дополнительных опций, необходимо разобраться в системе и осознанно подойти к выбору. Программная составляющая комплексного решения не менее важна, чем аппаратная. Обозначим некоторые «подводные камни», которые необходимо учесть при выборе комплекта ЕГАИС.
Срок обязательного подключения торговой розницы к ЕГАИС наступил. Но вопрос о выборе комплекта остается актуальным для многих ритейлеров. В частности, из-за сбоев и нестыковок, возникающих в процессе фиксации факта продажи и при ведении объединенного учета. На практике выясняется (и еще будет выясняться!), что каких-то необходимых опций и возможностей в установленном решении не хватает. Всплеск проблем ожидается в III-IV квартале 2016 года, когда ритейлеры сдадут алкогольную декларацию в Росалкогольрегулирование, и у многих выявятся расхождения с данными поставщиков.
Интеграторы предлагают различные варианты комплексных решений, и когда ритейлеры мало что понимают в процессе взаимодействия с ЕГАИС, продавать свои продукты очень удобно. Поэтому, прежде чем покупать, руководителю розничного бизнеса необходимо досконально разобраться в процессе работы, понять, как действует ЕГАИС, применительно к конкретному магазину. Иначе выбор будет по большей части случайным, и скорее всего, придется доплатить еще 2-3 раза, чтобы отладить работу как следует. При более детальном разборе всплывает ряд важных вопросов и нюансов, о которых некоторые, возможно, даже не задумываются. Речь идет, в первую очередь, об отдельных магазинах и небольших сетях, испытывающих острый недостаток финансовых и кадровых ресурсов для оснащения и управления. Но и крупным ритейлерам, имеющим солидные ИТ-структуры и штат специалистов, предлагаемое обсуждение поможет более четко контролировать работу системы.
Вопрос первый. Есть ли в программном обеспечении алкогольная декларация?
Важно знать, как интегрируется решение с системами учета и декларирования продаж алкогольной продукции. К ритейлеру поступает алкогольный товар, который встает на его остаток в глобальной базе ЕГАИС. Дальше ритейлер, с помощью продажи или возврата, списывает этот товар, передавая в систему документы реализации или возврата. Но нужно понимать, правильно ли списывается алкогольный товар в традиционной системе магазина – в соответствии с тем, как в ЕГАИС или нет? Ведь кроме ЕГАИС существуют еще журнал о продаже алкоголя и алкогольная декларация. Расхождение между этими документами будет истолковано как нарушение. Если система не умеет одновременно работать и с ЕГАИС, и с декларацией, и с журналом продаж, если списание формируется не на одинаковых, а на разных данных, ошибки будут сразу.
Допустим, водка одной марки производится на трех или даже четырех заводах. Каждый завод – это отдельный код. Можно подумать, что достаточно подтверждать накладные, но на самом деле необходимо еще и ставить товар на баланс. Потом окажется, что продажи списываются неправильно, и свести алкогольную декларацию невозможно.
Итак, кроме стыковки с ЕГАИС в программном обеспечении должна быть алкогольная декларация. Иначе придется доплачивать за опцию или заполнять декларацию вручную в программе Декларант-Алко.
Вопрос второй. Реализовано ли списание алкогольного товара по партиям с разных производств, то есть, партионный учет ЕГАИС?
Один товар может поставляться от разных заводов в составе разных партий, и без партионного учета невозможно корректно свести остатки, так как непонятно, с какого завода списывается бутылка. И потому неизбежны нестыковки данных штрихкода завода, журнала продаж и декларации. Не секрет, что одни и те же товары с одним и тем же штрихкодом делают разные заводы – завозят разные импортеры, а в системе ЕГАИС такой продукции присваиваются разные коды. Так вот, если товароучетная система работает без партионного учета товаров, то такие разные поставки с разными кодами суммируются, что недопустимо с точки зрения как ЕГАИС, так и алкодекларации. Появляется расхождение между товародвижением в глобальной базе ЕГАИС и декларациях и журналах продаж. В классическом партионном учете признак этого кода ЕГАИС может принадлежать именно конкретной партии и расходоваться именно с нее, а не с другой партии, как делается, например, по FIFO. Тогда при списании расхождения данных розницы и завода будут минимальными, например, из-за пересортицы. При суммовом учете не ясно, с каких заводов были получены бутылки, находящие в остатках, а проводить ежеквартальную инвентаризацию нереально. Пока, как уверяют специалисты рынка, ни в одном решении не реализовано правильное списание товара разных производств.
И даже если есть партионный учет, потребуется дополнительная обработка, ритейлер должен хранить у себя в контрольно-кассовой ленте все марки, значит, по уму, необходим не партионный, а побутылочный учет. Возможно, это дело будущего.
Вопрос третий. Как меняется стандартная схема обслуживания на кассе?
Существует стандартная схема – кассир сканирует штрихкод на бутылке, затем программа подсказывает сканировать код на акцизной марке, кассир сканирует марку, идет проверка корректности кода на акцизной марке и прием оплаты от покупателя. Все хорошо, но есть нюанс – марка, содержащая код ЕГАИС, не может повторяться в одном и том же чеке, и не может быть отсканирована 2 раза подряд. Значит, кассовая программа не должна позволять сканировать одну и ту же акцизную марку. Каждая марка уникальна, и наличие дубликатов, зеркальных марок, свидетельствует о подделке и нарушении законодательства. Если товар с марками-дубликатами обнаружится на этапе продажи, виноват будет ритейлер.
Вопрос четвертый. Как решаются в программе конфликтные ситуации, например, когда не считалась марка?
Кассир работает на высоком нагрузочном узле, к нему стоит очередь покупателей, и ему будет некогда разбираться, что делать в случае сбоя. Как показывает практика внедрений, при возникновении внештатных ситуаций – не считалась марка, система «поругалась» за то, что марка считалась два раза, вместо марки считался QR-код и прочее – кассиры теряются. Поэтому должна быть возможность предварительного тестирования работы кассы с программой. Необходимо посмотреть, как кассир на практике будет взаимодействовать с ЕГАИС, проверить и проработать все «подводные камни» процесса. Требуется дополнительное обучение и адаптация кассиров, помощь специалиста и старшего кассира в торговом зале.
Вопрос пятый. Умеет ли система работать с комплектами алкоголя?
Обрабатываются на кассе комплекты алкоголя? Например, при акциях «две бутылки по цене одной»? Пока даже в крупных сетях в этой ситуации кассир сканирует одну марку из двух, а это неправильно, потому что приход считается в двух бутылках.
Особенно сложно работать с комплектами алкоголя в составе подарочных корзин, когда бутылка запечатана в упаковочный материал. Кассовая программа должна понимать, что когда продается комплект, нужно отсканировать не одну марку, а несколько.
Интеграторы предлагают разные варианты решения, например, можно в момент комплектации корзин сканировать марки, которые запоминаются программой, и когда корзина пробивается на кассе, автоматически вписываются, не требуя сканирования.
Вопрос шестой. Сможет ли система ставить ограничение времени продажи алкоголя?
В программе должны быть учтены законодательные ограничения. В частности, блокироваться продажа в определенный промежуток времени, установленный местными властями. Также должно быть напоминание об ограничении продажи несовершеннолетним и необходимости проверить возраст по паспорту. Логика кассы – подтвердить проверку паспорта, если подтверждение есть, ответственность за продажу алкоголя несовершеннолетним лежит на кассире, который сам по себе является частным лицом.
Вопрос седьмой. Обеспечена ли возможность масштабирования сети?
Важная характеристика – легкость апгрейда. Если комплект куплен на один магазин, насколько легко будет перестроить систему на два, три и больше магазинов? А также с учетом развития технологий, сможет ли система использовать, например, облачные решения при работе территориально распределенной сети?
Вопрос восьмой. Во сколько обойдется комплект, поддержка и обновление решения, соответствует ли цена среднему рыночному уровню?
У интегратора должна быть возможность предложить как минимум три варианта комплектов – дешевый, средний и дорогой – и описание того, какие возможности дает каждый комплект. Комплекты идентичные и включают в себя кассу, бэк-офис, сканер 2D. Но есть нюансы. На российском рынке предлагаются три типа комплектов. Самый бюджетный – на базе планшета китайского производства, встроенного в цельный корпус, позволяющий подключать его во внешний разъем. Дешевый 10-дюймовый планшет за 3 тыс. руб., производители встраивают в коробку и продают за 8-10 тыс. руб. В зависимости от вариаций – экрана, клавиатуры, программы и прочего – комплект на базе планшета может стоить от 15 тыс. до 40 тыс. руб. Этот тип условно можно назвать «китайская поделка». Он встраивается в систему, но очень ненадежен с точки зрения использования, чреват штрафами и подходит только для небольших периферийных магазинов. Использовать в масштабах сети такие варианты невозможно. Как правило, самые дешевые выбирают магазины, у которых вообще не было фискальников и автоматизированной системы учета и которые только начинают работать в системе. Но надо иметь в виду, что к этому комплекту неизбежно придется докупить и привязать другие программы, чтобы добиться адекватной работы.
Средний комплект делается на основе качественного POS-терминала с клавиатурой, либо с сенсорным монитором. Комплект оборудования разных брендов подбирается, исходя из целесообразности, программное обеспечение покупается или берется в аренду у разработчика. Такие комплекты стоят от 40 тыс. руб. и выше. Аренда ПО с поддержкой для небольшого магазина обходится примерно от 1 тыс. руб. в месяц. Покупка стоит в разы дороже, но также требует регулярной сервисной поддержки и обновления версий, так как система постоянно меняется.
Третье усложнение комплектации – брендовые кассы престижных глобальных брендов. Но от этого варианта в последнее время начали отказываться даже крупные розничные сети, так как при существенной разнице в цене брендовые кассы не намного лучше дисперсных касс, собранных из азиатских комплектующих и опробованных российскими производителями. Но этот вариант имеет место быть, так как для крупных торговых компаний предоставляются особые условия. Хороший вариант – покупка терминала сбора данных, оснащенного считывающим модулем 2D и программным обеспечением для взаимодействия с ЕГАИС, но такое устройство стоит около 90 тыс. руб.
Итак, необходимо посчитать, во сколько обойдется комплект для одного магазина (если магазины одинаковые), умножить на количество магазинов в сети, прибавить стоимость «глобальной части» – программного обеспечения для центрального офиса, расходы на внедрение и техническое обслуживание системы, а также – стоимость владения, например, за 3 года. И тогда можно сравнивать стоимость от разных поставщиков. При этом необходимо учесть, что одни производители делают обновление касс для ЕГАИС бесплатно, другие – за плату (порядка 5 тыс. руб. за кассу). И еще – система должна не только решить проблемы ЕГАИС, но и окупиться, и принести дополнительную выручку (например, за счет сокращения времени на проведение торговой операции, эффективного управления ассортиментом товаров, оптимизации персонала), решить проблемы управления предприятием. Если правильно выбрать систему, она даст дополнительные выгоды и возможности.
Экспертное мнение. Сергей Абузаров, руководитель проектов компании «Софт-Вест»
Ритейлер, вне зависимости от размера – маленький магазин, региональная сеть или большой федеральный проект, – должен очень внимательно относиться к выбору решения для работы с ЕГАИС, так как цена ошибки велика. Не стоит выбирать самые дешевые комплекты – функционал в них сильно ограничен и, приобретая такой комплект, ритейлер обрекает себя на дополнительные затраты. Важно помнить простую истину – информация, находящаяся в ЕГАИС, должна быть полностью идентична информации, хранящейся в товароучетной системе. Обеспечив это условие, компания обойдется без штрафов, отзыва лицензии и других проблем. Внедрение ЕГАИС – только часть запланированных государственных программ. Вводится в эксплуатацию система контроля продажи меховых изделий, нефтепродуктов, лекарственных препаратов. В скором времени будет введен ФЗ-54, согласно которому розничные точки должны будут передавать полную информацию о продаже каждого товара с наименованием и ценой. Переход на новую систему работы планируется уже в следующем году. Поэтому небольшим магазинам, работающим в «полуавтоматизированном» режиме и приобретающим эконом-комплекты с лоскутной автоматизацией для работы с ЕГАИС, все равно придется вводить полностью автоматизированную систему товароучета. И это важный фактор, который необходимо учитывать при выборе решения уже сейчас. Итак, при выборе решения для ЕГАИС следует обращать внимание на ПО, предлагаемое в комплекте. Система должна уметь вести полноценный учет алкоголя в разрезе кодов ЕГАИС, производителей, импортеров, акцизных марок «от и до». Уметь осуществлять электронный обмен с ЕГАИС, формировать алкогольную декларацию, журнал о продажах алкоголя. В решении должна быть заявлена готовность работы с ОФД, согласно ФЗ-54. Лучше не заниматься «лоскутной автоматизацией» и не использовать в работе несколько программ, так как это неизбежно повлечет за собой проблемы и искажение данных.
Экспертное мнение. Роман Деревянкин, ведущий специалист проекта MyPOS.ЕГАИС
Исходя из полугодового опыта продаж комплексных решений, уверенно можно говорить о двух основных ошибках, которые допускают ритейлеры и не только, выбирая комплексное решение для работы с ЕГАИС.
Во-первых, все делают выбор, основываясь на рекламных лозунгах и объявлениях, не особо вдаваясь в качество и техническую реализацию решений. Нередко известное дорогое решение может уступать бюджетному в удобстве и уместности применения в отстроенных годами бизнес-процессах. Например, такие важные для сетевых торговых предприятий возможности по консолидации и мониторингу данных есть далеко не у всех решений на рынке. Тем более, что модернизация или замена оборудования, особенно в больших объемах – сильно бьет по карману. В этой ситуации можно порекомендовать изучать более тщательно возможности решений и перспективы их развития, относительно аппаратной части и программного обеспечения в том числе.
Второй ошибкой является тот факт, что многие, приобретая кассовую технику, не учитывают актуальные изменения в федеральном законе о кассовой технике. Они ориентируются на решение текущих проблем и задач, забыв уточнить у поставщика решения, возможна ли последующая модернизация кассового аппарата или фискального регистратора, входящего в решение, до версии «онлайн» с передачей данных в налоговую инспекцию.
Несомненно, цена и работоспособность для решения текущих задач играют основную роль при выборе оборудования и программного обеспечения, но не стоит упускать из вида надежность решений, дополнительные возможности для автоматизации, удобство пользования, последующую модернизацию и репутацию производителя и разработчика. Ведь, купив достаточно дорогостоящее оборудование, хочется, чтобы это было на достаточно длительную перспективу. Прогресс не стоит на месте, законы имеют привычку изменяться, оборудование устаревает. Поэтому всегда надо быть готовым к внезапным изменениям, иметь возможность малой кровью решать новые возникающие проблемы и быть уверенным в том, что торговое оборудование будет приносить прибыль, а не убытки.
Экспертное мнение. Юрий Сукристов, главный эксперт группы компаний «ККС»
При выборе решения для ЕГАИС необходимо задуматься над ответами на следующие вопросы.
Вопрос 1. Поддерживает ли решение следующие технологические процессы:
- распределенную структуру торгового предприятия,
- централизованные заказы и поставки,
- учет алкогольной продукции по партиям,
- приемка с возможностью возврата (в том числе и отдельных позиций),
- переучет продукции,
- инвентаризацию и, соответственно, пересортицу, списание, недостачи и избытки,
- перемещения продукции (внутренние и внешние),
- возврат продукции от покупателя,
- возврат продукции поставщику,
- учет поставщиков и движения по поставщикам.
Бизнес может расширить этот список с точки зрения своего видения проблемы.
Суть вопроса – сразу уяснить, какие технологические процессы могут быть затронуты и насколько критичными могут быть изменения при внедрении решения технологии работы и существующего ПО.
Вопрос 2. Представляет ли собой решение отдельный модуль, позволяющий полностью автономно (в смысле собственных информационных структур и алгоритмов обработки данных) хранить и обрабатывать данные полного цикла документооборота с ЕГАИС, в соответствии с принятой на предприятии технологией?
Суть вопроса – требуется ли серьезная доработка (интеграция необходимых для работы ЕГАИС структур данных) в существующую товарно-учетную систему. Несомненно, с моей точки зрения, отдельное решение предпочтительнее, хотя и не отменяет работ по интеграции с торгово-учетной системой. В то же время такое решение позволяет выполнить интеграцию единожды, и все последующие изменения и доработки проводить без затрагивания товарно-учетной системы.
Вопрос 3. Предназначено ли решение для встраивания в конкретную торгово-учетную систему?
Суть вопроса – сразу отсечь заведомо затратные решения, ориентированные на конкретного поставщика товарно-учетной системы.
Вопрос 4. Как осуществляется взаимодействие решения с торгово-учетной системой:
- есть протокол обмена, который предусматривает унифицированный обмен данными в онлайн-режиме,
- внутри товарно-учетной системы по встроенным в нее алгоритмам (возможно, с предоставлением API).
Суть вопроса – уточнить масштаб затрат и зависимость от поставщика при интеграции и дальнейшем сопровождении решения.
Вопрос 4.1. Как поставщик видит процесс внедрения решения:
- необходимо привлечь контрагента (поставщика товарно-учетной системы),
- выполняется поставщиком товарно-учетной системы,
- поставщик все решения берет на себя.
Суть вопроса – определить зону ответственности поставщика решения.
Вопрос 5. Насколько решение зависит от изменения протокола взаимодействия с ЕГАИС (читай УТМ), какой уровень поддержки обеспечивает поставщик:
- возможность автоматического обновления,
- обновление по запросу,
- поддержка в рамках договора техподдержки.
Суть вопроса – понять, какие осложнения возможны при эксплуатации решения, оценить дальнейшие затраты и риски применения решения.
Вопрос 6. Предусмотрено ли обучение персонала, наличие технической документации?
Суть вопроса – понять, насколько критичным будет зависимость от работы персонала при использовании решения.
Вопрос 7. Каковы условия технической поддержки: как разрешаются инциденты, предполагаются ли консультации, осуществляется ли сервисная поддержка в ЕГАИС.
Суть вопроса – понять, на что можно рассчитывать при возникновении нештатных ситуаций.
Вопрос 8. Как осуществляется взаимодействие с фронтальным (кассовым) решением? Включена ли в комплект интеграция с кассовым решением, кто обеспечивает интеграцию и сопровождение?
Суть вопроса – понять, как решение будет работать на кассе.
Статья опубликована в 103 номере журнала "Точка продаж" за июль 2016 года
