Рекламный баннер
20 июня 2021, воскресенье

При подключении к системе ЕГАИС ритейлерам предлагают различные варианты комплексных решений, и чтобы избежать необходимости много раз доплачивать за подключение дополнительных опций, необходимо разобраться в системе и осознанно подойти к выбору. Программная составляющая комплексного решения не менее важна, чем аппаратная. Обозначим некоторые «подводные камни», которые необходимо учесть при выборе комплекта ЕГАИС.

Срок обязательного подключения торговой розницы к ЕГАИС наступил. Но вопрос о выборе комплекта остается актуальным для многих ритейлеров. В частности, из-за сбоев и нестыковок, возникающих в процессе фиксации факта продажи и при ведении объединенного учета. На практике выясняется (и еще будет выясняться!), что каких-то необходимых опций и возможностей в установленном решении не хватает. Всплеск проблем ожидается в III-IV квартале 2016 года, когда ритейлеры сдадут алкогольную декларацию в Росалкогольрегулирование, и у многих выявятся расхождения с данными поставщиков.

Интеграторы предлагают различные варианты комплексных решений, и когда ритейлеры мало что понимают в процессе взаимодействия с ЕГАИС, продавать свои продукты очень удобно. Поэтому, прежде чем покупать, руководителю розничного бизнеса необходимо досконально разобраться в процессе работы, понять, как действует ЕГАИС, применительно к конкретному магазину. Иначе выбор будет по большей части случайным, и скорее всего, придется доплатить еще 2-3 раза, чтобы отладить работу как следует. При более детальном разборе всплывает ряд важных вопросов и нюансов, о которых некоторые, возможно, даже не задумываются. Речь идет, в первую очередь, об отдельных магазинах и небольших сетях, испытывающих острый недостаток финансовых и кадровых ресурсов для оснащения и управления. Но и крупным ритейлерам, имеющим солидные ИТ-структуры и штат специалистов, предлагаемое обсуждение поможет более четко контролировать работу системы.

Вопрос первый. Есть ли в программном обеспечении алкогольная декларация?

Важно знать, как интегрируется решение с системами учета и декларирования продаж алкогольной продукции. К ритейлеру поступает алкогольный товар, который встает на его остаток в глобальной базе ЕГАИС. Дальше ритейлер, с помощью продажи или возврата, списывает этот товар, передавая в систему документы реализации или возврата. Но нужно понимать, правильно ли списывается алкогольный товар в традиционной системе магазина – в соответствии с тем, как в ЕГАИС или нет? Ведь кроме ЕГАИС существуют еще журнал о продаже алкоголя и алкогольная декларация. Расхождение между этими документами будет истолковано как нарушение. Если система не умеет одновременно работать и с ЕГАИС, и с декларацией, и с журналом продаж, если списание формируется не на одинаковых, а на разных данных, ошибки будут сразу.

Допустим, водка одной марки производится на трех или даже четырех заводах. Каждый завод – это отдельный код. Можно подумать, что достаточно подтверждать накладные, но на самом деле необходимо еще и ставить товар на баланс. Потом окажется, что продажи списываются неправильно, и свести алкогольную декларацию невозможно.

Итак, кроме стыковки с ЕГАИС в программном обеспечении должна быть алкогольная декларация. Иначе придется доплачивать за опцию или заполнять декларацию вручную в программе Декларант-Алко.

Вопрос второй. Реализовано ли списание алкогольного товара по партиям с разных производств, то есть, партионный учет ЕГАИС?

Один товар может поставляться от разных заводов в составе разных партий, и без партионного учета невозможно корректно свести остатки, так как непонятно, с какого завода списывается бутылка. И потому неизбежны нестыковки данных штрихкода завода, журнала продаж и декларации. Не секрет, что одни и те же товары с одним и тем же штрихкодом делают разные заводы – завозят разные импортеры, а в системе ЕГАИС такой продукции присваиваются разные коды. Так вот, если товароучетная система работает без партионного учета товаров, то такие разные поставки с разными кодами суммируются, что недопустимо с точки зрения как ЕГАИС, так и алкодекларации. Появляется расхождение между товародвижением в глобальной базе ЕГАИС и декларациях и журналах продаж. В классическом партионном учете признак этого кода ЕГАИС может принадлежать именно конкретной партии и расходоваться именно с нее, а не с другой партии, как делается, например, по FIFO. Тогда при списании расхождения данных розницы и завода будут минимальными, например, из-за пересортицы. При суммовом учете не ясно, с каких заводов были получены бутылки, находящие в остатках, а проводить ежеквартальную инвентаризацию нереально. Пока, как уверяют специалисты рынка, ни в одном решении не реализовано правильное списание товара разных производств.

И даже если есть партионный учет, потребуется дополнительная обработка, ритейлер должен хранить у себя в контрольно-кассовой ленте все марки, значит, по уму, необходим не партионный, а побутылочный учет. Возможно, это дело будущего.

Вопрос третий. Как меняется стандартная схема обслуживания на кассе?

Существует стандартная схема – кассир сканирует штрихкод на бутылке, затем программа подсказывает сканировать код на акцизной марке, кассир сканирует марку, идет проверка корректности кода на акцизной марке и прием оплаты от покупателя. Все хорошо, но есть нюанс – марка, содержащая код ЕГАИС, не может повторяться в одном и том же чеке, и не может быть отсканирована 2 раза подряд. Значит, кассовая программа не должна позволять сканировать одну и ту же акцизную марку. Каждая марка уникальна, и наличие дубликатов, зеркальных марок, свидетельствует о подделке и нарушении законодательства. Если товар с марками-дубликатами обнаружится на этапе продажи, виноват будет ритейлер. 

Вопрос четвертый. Как решаются в программе конфликтные ситуации, например, когда не считалась марка?

Кассир работает на высоком нагрузочном узле, к нему стоит очередь покупателей, и ему будет некогда разбираться, что делать в случае сбоя. Как показывает практика внедрений, при возникновении внештатных ситуаций – не считалась марка, система «поругалась» за то, что марка считалась два раза, вместо марки считался QR-код и прочее – кассиры теряются. Поэтому должна быть возможность предварительного тестирования работы кассы с программой. Необходимо посмотреть, как кассир на практике будет взаимодействовать с ЕГАИС, проверить и проработать все «подводные камни» процесса. Требуется дополнительное обучение и адаптация кассиров, помощь специалиста и старшего кассира в торговом зале.

Вопрос пятый. Умеет ли система работать с комплектами алкоголя?

Обрабатываются на кассе комплекты алкоголя? Например, при акциях «две бутылки по цене одной»? Пока даже в крупных сетях в этой ситуации кассир сканирует одну марку из двух, а это неправильно, потому что приход считается в двух бутылках.

Особенно сложно работать с комплектами алкоголя в составе подарочных корзин, когда бутылка запечатана в упаковочный материал. Кассовая программа должна понимать, что когда продается комплект, нужно отсканировать не одну марку, а несколько.

Интеграторы предлагают разные варианты решения, например, можно в момент комплектации корзин сканировать марки, которые запоминаются программой, и когда корзина пробивается на кассе, автоматически вписываются, не требуя сканирования.

Вопрос шестой. Сможет ли система ставить ограничение времени продажи алкоголя?

В программе должны быть учтены законодательные ограничения. В частности, блокироваться продажа в определенный промежуток времени, установленный местными властями. Также должно быть напоминание об ограничении продажи несовершеннолетним и необходимости проверить возраст по паспорту. Логика кассы – подтвердить проверку паспорта, если подтверждение есть, ответственность за продажу алкоголя несовершеннолетним лежит на кассире, который сам по себе является частным лицом.

Вопрос седьмой. Обеспечена ли возможность масштабирования сети?

Важная характеристика – легкость апгрейда. Если комплект куплен на один магазин, насколько легко будет перестроить систему на два, три и больше магазинов? А также с учетом развития технологий, сможет ли система использовать, например, облачные решения при работе территориально распределенной сети?

Вопрос восьмой. Во сколько обойдется комплект, поддержка и обновление решения, соответствует ли цена среднему рыночному уровню?

У интегратора должна быть возможность предложить как минимум три варианта комплектов – дешевый, средний и дорогой – и описание того, какие возможности дает каждый комплект. Комплекты идентичные и включают в себя кассу, бэк-офис, сканер 2D. Но есть нюансы. На российском рынке предлагаются три типа комплектов. Самый бюджетный – на базе планшета китайского производства, встроенного в цельный корпус, позволяющий подключать его во внешний разъем. Дешевый 10-дюймовый планшет за 3 тыс. руб., производители встраивают в коробку и продают за 8-10 тыс. руб. В зависимости от вариаций – экрана, клавиатуры, программы и прочего – комплект на базе планшета может стоить от 15 тыс. до 40 тыс. руб. Этот тип условно можно назвать «китайская поделка». Он встраивается в систему, но очень ненадежен с точки зрения использования, чреват штрафами и подходит только для небольших периферийных магазинов. Использовать в масштабах сети такие варианты невозможно. Как правило, самые дешевые выбирают магазины, у которых вообще не было фискальников и автоматизированной системы учета и которые только начинают работать в системе. Но надо иметь в виду, что к этому комплекту неизбежно придется докупить и привязать другие программы, чтобы добиться адекватной работы.

Средний комплект делается на основе качественного POS-терминала с клавиатурой, либо с сенсорным монитором. Комплект оборудования разных брендов подбирается, исходя из целесообразности, программное обеспечение покупается или берется в аренду у разработчика. Такие комплекты стоят от 40 тыс. руб. и выше. Аренда ПО с поддержкой для небольшого магазина обходится примерно от 1 тыс. руб. в месяц. Покупка стоит в разы дороже, но также требует регулярной сервисной поддержки и обновления версий, так как система постоянно меняется.

Третье усложнение комплектации – брендовые кассы престижных глобальных брендов. Но от этого варианта в последнее время начали отказываться даже крупные розничные сети, так как при существенной разнице в цене брендовые кассы не намного лучше дисперсных касс, собранных из азиатских комплектующих и опробованных российскими производителями. Но этот вариант имеет место быть, так как для крупных торговых компаний предоставляются особые условия. Хороший вариант – покупка терминала сбора данных, оснащенного считывающим модулем 2D и программным обеспечением для взаимодействия с ЕГАИС, но такое устройство стоит около 90 тыс. руб.

Итак, необходимо посчитать, во сколько обойдется комплект для одного магазина (если магазины одинаковые), умножить на количество магазинов в сети, прибавить стоимость «глобальной части» – программного обеспечения для центрального офиса, расходы на внедрение и техническое обслуживание системы, а также – стоимость владения, например, за 3 года. И тогда можно сравнивать стоимость от разных поставщиков. При этом необходимо учесть, что одни производители делают обновление касс для ЕГАИС бесплатно, другие – за плату (порядка 5 тыс. руб. за кассу). И еще – система должна не только решить проблемы ЕГАИС, но и окупиться, и принести дополнительную выручку (например, за счет сокращения времени на проведение торговой операции, эффективного управления ассортиментом товаров, оптимизации персонала), решить проблемы управления предприятием. Если правильно выбрать систему, она даст дополнительные выгоды и возможности.

Экспертное мнение. Сергей Абузаров, руководитель проектов компании «Софт-Вест»

Ритейлер, вне зависимости от размера – маленький магазин, региональная сеть или большой федеральный проект, – должен очень внимательно относиться к выбору решения для работы с ЕГАИС, так как цена ошибки велика. Не стоит выбирать самые дешевые комплекты – функционал в них сильно ограничен и, приобретая такой комплект, ритейлер обрекает себя на дополнительные затраты. Важно помнить простую истину – информация, находящаяся в ЕГАИС, должна быть полностью идентична информации, хранящейся в товароучетной системе. Обеспечив это условие, компания обойдется без штрафов, отзыва лицензии и других проблем. Внедрение ЕГАИС – только часть запланированных государственных программ. Вводится в эксплуатацию система контроля продажи меховых изделий, нефтепродуктов, лекарственных препаратов. В скором времени будет введен ФЗ-54, согласно которому розничные точки должны будут передавать полную информацию о продаже каждого товара с наименованием и ценой. Переход на новую систему работы планируется уже в следующем году. Поэтому небольшим магазинам, работающим в «полуавтоматизированном» режиме и приобретающим эконом-комплекты с лоскутной автоматизацией для работы с ЕГАИС, все равно придется вводить полностью автоматизированную систему товароучета. И это важный фактор, который необходимо учитывать при выборе решения уже сейчас. Итак, при выборе решения для ЕГАИС следует обращать внимание на ПО, предлагаемое в комплекте. Система должна уметь вести полноценный учет алкоголя в разрезе кодов ЕГАИС, производителей, импортеров, акцизных марок «от и до». Уметь осуществлять электронный обмен с ЕГАИС, формировать алкогольную декларацию, журнал о продажах алкоголя. В решении должна быть заявлена готовность работы с ОФД, согласно ФЗ-54. Лучше не заниматься «лоскутной автоматизацией» и не использовать в работе несколько программ, так как это неизбежно повлечет за собой проблемы и искажение данных.

Экспертное мнение. Роман Деревянкин, ведущий специалист проекта MyPOS.ЕГАИС

Исходя из полугодового опыта продаж комплексных решений, уверенно можно говорить о двух основных ошибках, которые допускают ритейлеры и не только, выбирая комплексное решение для работы с ЕГАИС.

Во-первых, все делают выбор, основываясь на  рекламных лозунгах и объявлениях, не особо вдаваясь в качество и техническую реализацию решений. Нередко известное дорогое решение может уступать бюджетному в удобстве и уместности применения в отстроенных годами бизнес-процессах. Например, такие важные для сетевых торговых предприятий возможности по консолидации и мониторингу данных есть далеко не у всех решений на рынке.  Тем более, что модернизация или замена оборудования, особенно в больших объемах – сильно бьет по карману. В этой ситуации можно порекомендовать изучать более тщательно возможности решений и перспективы их развития, относительно аппаратной части и программного обеспечения в том числе.

Второй ошибкой является тот факт, что многие, приобретая кассовую технику, не учитывают актуальные изменения в федеральном законе о кассовой технике. Они ориентируются на решение текущих проблем и задач, забыв уточнить у поставщика решения, возможна ли последующая модернизация кассового аппарата или фискального регистратора, входящего в решение, до версии «онлайн» с передачей данных в налоговую инспекцию.

Несомненно, цена и работоспособность для решения текущих задач играют основную роль при выборе оборудования и программного обеспечения, но не стоит упускать из вида надежность решений, дополнительные возможности для автоматизации, удобство пользования, последующую модернизацию и репутацию производителя и разработчика. Ведь, купив достаточно дорогостоящее оборудование, хочется, чтобы это было на достаточно длительную перспективу. Прогресс не стоит на месте, законы имеют привычку изменяться, оборудование устаревает. Поэтому всегда надо быть готовым к внезапным изменениям, иметь возможность малой кровью решать новые возникающие проблемы и быть уверенным в том, что торговое оборудование будет приносить прибыль, а не убытки.

Экспертное мнение. Юрий Сукристов, главный эксперт группы компаний «ККС»

При выборе решения для ЕГАИС необходимо задуматься над ответами на следующие вопросы.

Вопрос 1. Поддерживает ли решение следующие технологические процессы:

  • распределенную структуру торгового предприятия,
  • централизованные заказы и поставки,
  • учет алкогольной продукции по партиям,
  • приемка с возможностью возврата (в том числе и отдельных позиций),
  • переучет продукции,
  • инвентаризацию и, соответственно, пересортицу, списание, недостачи и избытки,
  • перемещения продукции (внутренние и внешние),
  • возврат продукции от покупателя,
  • возврат продукции поставщику,
  • учет поставщиков и движения по поставщикам.

Бизнес может расширить этот список с точки зрения своего видения проблемы.

Суть вопроса – сразу уяснить, какие технологические процессы могут быть затронуты и насколько критичными могут быть изменения при внедрении решения технологии работы и существующего ПО.

Вопрос 2. Представляет ли собой решение отдельный модуль, позволяющий полностью автономно (в смысле собственных информационных структур и алгоритмов обработки данных) хранить и обрабатывать данные полного цикла документооборота с ЕГАИС, в соответствии с принятой на предприятии технологией?

Суть вопроса – требуется ли серьезная доработка (интеграция необходимых для работы ЕГАИС структур данных) в существующую товарно-учетную систему. Несомненно, с моей точки зрения, отдельное решение предпочтительнее, хотя и не отменяет работ по интеграции с торгово-учетной системой. В то же время такое решение позволяет выполнить интеграцию единожды, и все последующие изменения и доработки проводить без затрагивания товарно-учетной системы.

Вопрос 3. Предназначено ли решение для встраивания в конкретную торгово-учетную систему?

Суть вопроса – сразу отсечь заведомо затратные решения, ориентированные на конкретного поставщика товарно-учетной системы.

Вопрос 4. Как осуществляется взаимодействие решения с торгово-учетной системой:

  • есть протокол обмена, который предусматривает унифицированный обмен данными в онлайн-режиме,
  • внутри товарно-учетной системы по встроенным в нее алгоритмам (возможно, с предоставлением API).

Суть вопроса – уточнить масштаб затрат и зависимость от поставщика при интеграции и дальнейшем сопровождении решения.

Вопрос 4.1. Как поставщик видит процесс внедрения решения:

  • необходимо привлечь контрагента (поставщика товарно-учетной системы),
  • выполняется поставщиком товарно-учетной системы,
  • поставщик все решения берет на себя.

Суть вопроса – определить зону ответственности поставщика решения.

Вопрос 5. Насколько решение зависит от изменения протокола взаимодействия с ЕГАИС (читай УТМ), какой уровень поддержки обеспечивает поставщик:

  • возможность автоматического обновления,
  • обновление по запросу,
  • поддержка в рамках договора техподдержки.

Суть вопроса – понять, какие осложнения возможны при эксплуатации решения, оценить дальнейшие затраты и риски применения решения.

Вопрос 6. Предусмотрено ли обучение персонала, наличие технической документации?

Суть вопроса – понять, насколько критичным будет зависимость от работы персонала при использовании решения.

Вопрос 7. Каковы условия технической поддержки: как разрешаются инциденты, предполагаются ли консультации, осуществляется ли сервисная поддержка в ЕГАИС.

Суть вопроса – понять, на что можно рассчитывать при возникновении нештатных ситуаций.

Вопрос 8. Как осуществляется взаимодействие с фронтальным (кассовым) решением? Включена ли в комплект интеграция с кассовым решением, кто обеспечивает интеграцию и сопровождение?

Суть вопроса – понять, как решение будет работать на кассе.

  Статья опубликована в 103 номере журнала "Точка продаж" за июль 2016 года

Статьи по теме
Digital Signage: технология визуализации
О современных и эффективных инструментах продвижения товаров в ритейле рассказывает менеджер по развитию ГК ККС Ольга Надыкто.
Перспективные вложения
Продолжаем начатый в прошлом номере разговор о востребованных инновационных IT-технологиях в ритейле. Сегодня речь пойдет о геомаркетинговых…
Особенности национальной маркировки
В марте в России стартовал амбициозный национальный проект – единая система маркировки и прослеживания товаров. Он не имеет мировых аналогов…
В Digital-формате
Digital Signage – один из самых современных инструментов продвижения товаров и услуг. Ритейлеры, идущие в ногу со временем, уже давно используют…
Новости по теме
23 октября 2020 Магнит
Розничная сеть «Магнит» ко Всероссийскому Дню без бумаги, который в этом году отмечается 22 октября, посчитала, какой вклад в рациональное пользование…
29 сентября 2020 mail.ru
Киоски — виджет-витрины товаров на основе API AliExpress, реализованные Mail.ru Group при поддержке команды AliExpress Россия. Они позволяют прямо на сайтах…
17 сентября 2020 X5 Retail Group
X5 Retail Group запустила систему бесконтактных покупок с помощью мобильных устройств. «Экспресс-скан» – собственная разработка Х5, созданная для повышения…
Мероприятия по теме
Выставка «Interlight Russia - 2021»
На международной выставке освещения, автоматизации зданий, электротехники и систем безопасности 13-16 сентября в ЦВК «Экспоцентр» участники продемонстрируют…
13 сентября 2021 Messe Frankfurt RUS
Конференция «Управление клиентской базой и клиентским опытом»
Как изменился ритейл, каких результатов удалось достичь за год? Как технологии ускорили развитие розницы и качество взаимодействия с клиентами? Ответят…
15 апреля 2021 РБК конференции
Материалы по теме
О современных и эффективных инструментах продвижения товаров в ритейле рассказывает менеджер по развитию ГК ККС Ольга Надыкто.
Продолжаем начатый в прошлом номере разговор о востребованных инновационных IT-технологиях в ритейле. Сегодня речь пойдет о геомаркетинговых решениях,…
В марте в России стартовал амбициозный национальный проект – единая система маркировки и прослеживания товаров. Он не имеет мировых аналогов и вызывает…
Digital Signage – один из самых современных инструментов продвижения товаров и услуг. Ритейлеры, идущие в ногу со временем, уже давно используют цифровые…
Розничная сеть «Магнит» ко Всероссийскому Дню без бумаги, который в этом году отмечается 22 октября, посчитала, какой вклад в рациональное пользование…
Киоски — виджет-витрины товаров на основе API AliExpress, реализованные Mail.ru Group при поддержке команды AliExpress Россия. Они позволяют прямо на сайтах…
X5 Retail Group запустила систему бесконтактных покупок с помощью мобильных устройств. «Экспресс-скан» – собственная разработка Х5, созданная для повышения…
На международной выставке освещения, автоматизации зданий, электротехники и систем безопасности 13-16 сентября в ЦВК «Экспоцентр» участники продемонстрируют…
Как изменился ритейл, каких результатов удалось достичь за год? Как технологии ускорили развитие розницы и качество взаимодействия с клиентами? Ответят…
4 марта 2020 г. TAdviser приглашает на конференцию "Big Data и BI Day 2020".
Digital Technologies Forum 2019 – место встречи прогрессивных лидеров современного ритейла, которые интегрируют мировые практики для прорыва в управлении…
Письмо в редакцию
Написать
Отправить